Исходящие документы#

Документооборот исходящих документов - это оформление документов (писем), которые написаны в индивидуальном порядке или в ответ на входящий документ. Адресатами могут быть как частные физические лица, так и другие компании. Все виды исходящих документов оформляются на официальном бланке организации и подлежат обязательной регистрации. Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений.

Процесс обработки исходящего документа в системе может содержать этапы Разработка проекта, Согласование, Утверждение (Подписание), Подготовка к подписанию (применимо при подписании бумажного документа), Регистрация, Информирование (Ознакомление), Отправка

Работа с документом#

Инициатор

Создает документ. Откроется форма документа «Исходящий документ»

Если исходящий документ оформляется без привязки ко входящему документу, то нужно выбрать в главном меню пункт «Исходящие документы».

Откроется реестр исходящих документов за выбранный период. Кнопка «Создать» позволяет сформировать новую форму для регистрации документа.

Заполняет обязательные поля документа . Исходящий номер присвоится при регистрации документа.
Прикрепляет проект исходящего документа по кнопке «Вложения» на панели инструментов

Создает маршрут из шаблона по кнопке «Маршрут» на панели инструментов. Если нужно отредактировать список согласующих, то вносит или удаляет их вручную с помощью кнопок управления маршрутом («Этап, участник», «Участник», «Удалить»). Более подробно работа с маршрутами описана в разделе Как отредактировать маршрут?.

По кнопке «Отправить» в маршруте документа отправляет проект документа на согласование.

Согласующее лицо (может быть несколько) - участник маршрута с видом действия «Согласовать». Переходит в проект исходящего документа, проверяет и отправляет далее по маршруту.

Регистратор с видом действия «Зарегистрировать».

Регистрирует документ, нажав кнопку «Зарегистрировать», при этом документу присваивается номер и фиксируется дата регистрации.

Отправляет письмо на электронную почту.
Нажимает кнопку «Отправить» в маршруте документа, при этом если есть список на ознакомление, то документ поступает соответствующим лицам, в противном случае маршрут завершается.

Вкладка "Основная"#

Для исходящего документа обычно обязательными полями являются:

Тип документа;
Рег.данные - номер/от;
Дата документа;
На чье имя;
Краткое содержание;
Содержательная часть.

Так же при необходимости в карточке Исходящего документа имеется "Кнопка создания" напротив поля "Контрагент" которая позволяет создать новую карточку контрагента. Подробнее ознакомиться с наглядным примером можно на скринах ниже:

Реквизиты исходящего документа:

"Тип документа" - тип исходящего документа, выбирается из справочника подтипов документов. Права на заполнение справочника есть у Администратора системы. Могут быть следующие типы:

a)  Выписка
b)  Заявка
c)  Заявление
d)  Письмо
e)  Повестка
f)  Постановление/приказ
g)  Сопроводительное письмо
h)  Судебное письмо
i)  Телефонограмма
j)  Тендерное предложение
k)  Уведомление
l)  Претензия
m)  Извещение
n)  Определение

Название реквизита	Тип реквизита	Описание
Регистрационные данные документа
Тип документа	Справочник	Заполняется с помощью выпадающего списка.
Рег. № документа/от	Строка, Дата	Запоняется как вручную так или автоматом при нажатии на кнопку "Зарегистрировать" находящуюся рядом.
В ответ на входящий номер/от	Строка, Дата	Заполняется в ручную, присваивается номер для данного документа, который будет указан в исходящем документе, если создать исходящий документ на основе данного документа через кнопку в панели управления "Операции".
От кого
Автор	Справочник	Составитель документа текущий пользователь системы. Запоняется автоматиечески.
Должность	Справочник	Должность составителя документа. Заполняется автоматически.
Подразделение	Справочник	Подразделение составителя документа. Заполняется автоматически.
Организация	Справочник	Организация составителя документа. Заполняется автоматически.
Подписант (Ф.И.О.)	Справочник	Заполняется ФИО руководителя инициатора (составителя) документа. Если документ создает руководитель подразделения, то в данном поле будет указан инициатор.
Подписант (должность)	Справочник	Должность подписанта документа. Заполняется автоматически после выбора подписанта.
Кому
Контрагент	Справочник	Организация, которой адресован данный документ. Заполняется значением из справочника контрагентов.
Контрагент (текст)	Строка	Текстовое значение в котором указывается организация, которая отсутствует в справочнике контрагентов.
На чье имя (Ф.И.О.)	Строка	Ф.И.О. получателя документа, вводится вручную.
На чье имя (должность)	Строка	Должность получателя документа, вводится вручную.
Договор	Справочник	Выбирается из справочника договоров по данному контрагенту.
Проект	Справочник	Проект, которому адресовано письмо. Заполняется значением из справочника проектов.
Электронная почта	Строка	Контактный электронный адрес организации-адресата, Эл. Почта вводиться как вручную так и при заполнении поля "Контрагент". Для этого необходимо в контрагенте во вкладке "Контакты и адреса" заполнить поле "e-mail"
Копия (электронная почта)	Строка	Копия электронной почты кому необходимо дополнительно направить документ кроме основного получателя, Эл. Почта вводиться как вручную так возможно выбрать из всплывающего окна по кнопку +Получатель
Телефон	Строка	Контактный электронный адрес организации-адресата, заполняется так же вручную или по примеру e-mail, необходимо в контрагенте во вкладке "контакты и адреса" указать в поле "Телефон" номер.
Краткое содержание	Строка	Краткое содержание документа, заполняется вручную.
Содержательная часть	Строка	Непосредственный текст документа.
Примечание	Строка	Свободный текст резолюции, заполняется вручную.

Вкладка "Дополнительная"#

Название реквизита	Тип реквизита	Описание
Журнал регистрации	Справочник	При создании документа пользователем журнал определяется автоматически в зависимости от типа документа и подразделения пользователя. Не может быть изменено. Настройка журналов регистрации происходит в документе Журнал регистрации.
С уведомлением	Флажок	Признак, что письмо доставлено с уведомлением, вводится вручную.
Информация об уведомлении	Строка	Дополнительные комментарии к уведомлению. Вводится вручную.
Срочность	Справочник	Срочность документа. Для данного поля должны быть настроены соответствующий справочник в системе и шаблон маршрута в зависимости от вида срочности.
Требуется ответ	Флажок	Ставится признак, если обязательно ответное письмо. Заполняется вручную.
Срок предоставления ответа	Дата	Заполняется вручную, если есть признак "Требуется ответ". В системе можно настроить автоматическое проставление даты.
Ответ предоставлен в срок	Дата	Заполняется вручную после получения ответного документа.

"Отправить адресату" - используется , если документ является исходящим из одной организации и одновременно входящим для другой организации внутри холдинга. Кнопка активна на этапе регистрации документа. При нажатии на кнопку "История отправлений", на панели инструментов, откроется всплывающее окно с историей отправлений данного исходящего письма.

Копирование исходящего документа#

Если необходимо скопировать исходящий документ, необходимо выбрать нужный в реестре и нажать кнопку "Копировать". Система запросит подтверждение копирования документа. После согласия на копирование система автоматически откроет скопированный документ, который при необходимости возможно отредактировать, и после этого запустить вновь по маршруту. Скопировать можно исходящий документ как с завершенным, так и не завершенным маршрутом согласования.